Ⅰ

Chapter 01 사무 관리의 이해

Chapter 02 사무 자동화

사무 관리의 개요

사무 관리란 조직의 목적을 효과적으로 달성하기 위하여 사무 작업을 능률화하고 사무 비용을 효과적으로 사용하기 위한 각종 관리 활동이라고 할 수 있다. 정보화 사회에 서는 정보의 양적인 증대뿐만 아니라 질적인 변화까지 요구됨으로써 사무 관리는 매우 중요해졌다.

이 단원에서는 사무 관리의 이해, 사무 관리의 중요성과 특징, 사무 자동화의 주요 내용과 소프트웨어, 하드웨어, 정보 통신 기술 방법에 대해 학습한다.

01

사무 관리의 이해

이 단원을 배우고 나면

• 사무 관리의 개념 및 중요성을 설명할 수 있다.

• 사무 관리의 목적과 원칙 및 특징을 설명할 수 있다.

01

사무 관리의 중요성

사무의 개념

1

사무는 고전적 의미로 문서를 만들어서 업무를 처리하는 과정이라 할 수 있으며, 주로 ‘서류 업무’를 처리하는 것을 말한다. 하지만, 현대에는 고도의 정보화 사회가 되고 정보 의 가치가 중요해지면서, 조직이나 기관에서의 목적을 달성하기 위한 모든 업무 수행 기 능 외에 정보의 수집, 가공, 저장, 활용 등의 모든 정보 처리 기능, 효율적인 목적 달성을 위한 행정 활동 보조·촉진 지원 활동, 관련 분야 간의 연계성 확보 등 모든 영역을 포함하는 개념으로 해석하고 있다.

현재

과거

정보화

산업화

정보를 처리하는

기능적인 측면

서류에 관한 작업

사무량 증가

사무의 질이 복잡·다양

사무의 본질과 행정 활동 촉진

[그림Ⅰ-1] 사무 관리의 개념

사무의 기능

2

[그림Ⅰ-2] 사무의 기능

행정 활동의
보조 및 촉진

관련 분야의
연계성 유지

사무의 기능에는 행정 활동 보조 및 촉진 기능, 기획 부서·집행 부서·지원 부서 등 관련 분야 간의 연계성을 유지하는 기능, 정보 처리 기능 및 업무 수행 기능이 있다.

정보 처리

업무 수행

사무

사무의 기능	설명
행정 활동의 보조 및 촉진 기능	사무는 행정 목적을 달성하기 위하여 행정 활동을 보조하고 촉진하는 기능을 수행한다.
관련 분야의 연계성 유지 기능	사무는 조직체가 행하는 여러 활동을 각 부문 또는 기관 간에 서로 연결시켜 상호 간의 활동을 협조·보완함과 동시에 견제·조정하는 역할을 한다.
정보 처리 기능	사무는 행정 목적의 달성을 위한 의사 결정에 필요한 정보를 수집하거나 가공·저장·처리 기능을 수행한다.
업무 수행 기능	사무는 쓰기, 읽기, 의사소통, 계산, 분류 정리 등 여러 가지 방법으로 업무를 수행한다.

사무의 종류

3

사무의 종류는 목적, 난이도, 기타 기준에 따라 분류할 수 있다.

사무

(1) 목적에 의한 분류

구분	설명
본래 사무	교육 행정, 일반 행정, 건설 교통 행정 등 기능별로 분화된 각 행정 조직 고유의 사무
지원 사무	행정 목적 달성을 위한 수단과 방법을 제공하는 사무 □ 출장 여비를 지급하는 일, 실태 조사 및 자료 조사를 하는 일 등

(2) 난이도에 따른 분류

구분	설명
판단 사무	전문적 지식과 경험을 필요로 하는 사무로 의사 결정, 기획 조정, 심사 조사 또는 통제 사무 등 관리층에서 담당하는 사무
작업 사무	읽기, 쓰기, 계산, 접수, 운반, 정리 등 주로 육체 활동을 요하는 사무가 복합되어 행해지는 사무 • 숙련을 요하는 작업 사무 : 통계 작성, 문서 기안 • 반숙련을 요하는 작업 사무 : 전기, 계산 • 미숙련 가능 사무 : 문서의 접수·운반

전기(轉記)

한 장부에서 다른 장부로 기재 사항을 옮겨 적는 것을 말한다.

(3) 기타 분류 기준

• 위임 여부에 따라 : 고유 사무와 위임 사무로 구분할 수 있다.

• 발생 빈도에 따라 : 일상적인 사무와 예외적인 사무로 구분할 수 있다.

• 사무의 내용과 업무 소관에 따라 : 국가 사무와 지방 사무로 구분할 수 있다.

사무의 구성 요소

4

사무는 사무원, 사무실, 사무 문서, 사무 기기, 사무 제도, 사무 조직의 6가지 요소로 구성된다.

(1) 사무원

• 사무의 주체로, 사무에 종사하는 사람들을 말한다.

(2) 사무실

• 조직체의 사무가 중심적으로 이루어지는 장소로, 사무의 통제, 의사 결정, 정보 교환, 회의가 이루어진다.

• 각 문서의 작성, 분류, 보관, 보존이 이루어지는 곳이다.

(3) 사무 문서

• 사무가 이루어진 결과가 구체화된 것으로서 사무 작업의 대상물을 말한다.

(4) 사무 기기

• 사무원이 사무를 처리하는 데 보조적인 역할을 하는 사무용 기기를 의미하는 것으로, 컴퓨터, 복사기, 팩시밀리, 계산기 등이 있다.

• 사무 기기는 사무 인력, 작업 시간, 노력 등을 절감시킬 수 있다.

(5) 사무 제도

• 사무를 처리하는 방법으로, 각 사무는 일정한 과정과 절차에 따라 진행된다.

• 사무 제도에 의해 업무가 정확하게 처리될 뿐만 아니라 업무의 책임 유무 및 해당 업무의 통제가 가능해진다.

(6) 사무 조직

• 개인 또는 부서의 사무 분담 내용을 표시하고, 사무의 상호 관계를 표시하는 구조이다.

• 사무 조직을 잘 편성하기 위해서는 사무의 특성과 분량을 생각하여 전문화와 사무 능률, 내부 견제, 다른 사무와의 관계 등을 고려해야 한다.

사무 능률

사무 작업에 대한 능률로, 작업 능률, 정신 능률 등으로 구분한다.

관리의 개념

5

관리란 조직의 목적을 달성하기 위하여 행하는 모든 수단을 말한다. 즉, 관리는 인간이나 기기, 장비, 재료, 방법 등을 잘 활용하고 조정하여 목표를 달성하기 위한 행위를 의미하며, 그 자체가 목적이 아니라 목적을 위한 하나의 수단이라고 할 수 있다.

관리의 기능

6

관리는 업무 수행을 계획하고 조직하여 인사, 지휘, 통제, 조정 기능 등을 수행하는 것을 뜻한다. 공문서 관리, 기록물 관리, 인사 관리, 재무 관리, 자료 관리, 관인 관리, 서식 관리 등이 있다.

[그림Ⅰ-3] 관리의 기능

관리	설명
계획(planning)	기관이나 조직의 목표나 방향을 설정하는 것을 말한다.
조직(organizing)	계획된 목표를 실현하기 위한 구조나 체제를 설정하는 것을 말한다.
인사(controlling)	조직 활동에 필요한 인력을 충원하고 배치하는 것을 말한다.
지휘(direction)	조직 구성원 간의 관계에서 이루어지는 명령 체계를 말한다.
통제(personal administration)	활동을 규제하거나 통제하는 것을 말한다.
조정(coordination)	조직 및 구성원 간의 갈등이 없도록 노력하는 행위를 말한다.

02

사무 관리의 특징

사무 관리의 개념

1

[그림Ⅰ-4] 관리의 기능

사무 관리란 정보 처리 활동을 효율적이고 합리적으로 수행하기 위해 의사 결정에 필요한 정보 처리를 계획하고 조직하여 지휘 체제를 갖추고 조정, 통제하는 관리 활동을 의미한다. 즉, 사무 관리는 사무 작업을 능률화하고, 사무 비용을 경제화하기 위한 각종 관리 활동을 말한다.

사무 관리의 목적

사무 관리의 목적

표준화

간소화

과학화

정보화

2

사무의 표준화, 간소화, 과학화, 정보화를 기하여 행정의 능률을 향상시키는 것이 사무 관리의 목적이다.

(1) 표준화

업무 담당자가 바뀌어도 원활하게 업무를 처리하고, 일상 업무의 대응 속도를 높일 수 있도록 업무의 인계·인수를 철저히 하고, 전자 결재의 활성화, 업무의 자동화를 지향한다.

(2) 간소화

불필요한 업무를 없애고 최소한의 노력으로 최대한의 업무 성과를 낼 수 있도록 하며, 작업 과정의 속도를 높일 수 있도록 보고·결재 단계의 축소, 전자 결재의 활성화, 불필요한 보고서의 생산 지양 등을 추구한다.

행정 정보 시스템

행정 기관이 행정 정보를 처리하기 위해 사용하는 하드웨어, 소프트웨어, 데이터베이스와 처리 절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

(3) 과학화

정보 통신 기술의 발달에 발맞춰 행정 업무를 보다 정확하고 빠르게 처리할 수 있도록 전자 결재 시스템, 행정 정보 시스템, 업무 관리 시스템 등을 활용하여 행정 지식을 공유하고 정부 내 의사소통을 증진한다.

[그림Ⅰ-5] 사무 관리의 목적

업무 관리 시스템

행정 기관이 업무 처리의 전 과정을 과제 관리 카드 및 문서 관리 카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

(4) 정보화

사무에 필요한 지식을 정보화하는 것으로 지식 관리 시스템을 구축할 수 있도록 지원하고, 이에 관련된 많은 지식 정보를 쉽게 검색하고 활용할 수 있도록 정보 관리 체계를 마련한다.

사무 관리의 원칙

사무 관리의 원칙

용이성

정확성

신속성

경제성

3

사무 관리는 행정 기관의 사무를 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리해야 한다.

•용이성

사무 처리에 따르는 육체적, 정신적 피 로를 줄이고 시간당 처리하는 업무량을 늘리는 것을 말한다.

□ 사무 절차 및 환경 개선, 사무 자동 화 시스템 도입 등

•정확성

사무는 사소한 오류가 발생할 경우 일 을 그르칠 수 있기 때문에 의도대로 정확한 처리가 중요하다.

□ 오타 최소화, 입증 자료 확보, 사무 자동화, 사무 분담 등

•신속성

사무를 처리하는 데 있어서 정해진 시 간과 날짜를 지키는 것이 중요하다.

□ 보고 체계 단순화, 전자 결재 활성 화, 회의 시간 단축 등

•경제성

동일한 사무를 처리할 때에 소요되는 경비를 줄이거나 같은 비용으로 처리 되는 사무의 양을 늘리는 것을 말한다.

□ 사무 처리 절차와 시스템 및 사무 환경 개선, 소모품 절약 등

[그림Ⅰ-6] 사무 관리의 원칙

사무 관리의 대상

3

(1) 사무 환경

근무자의 건강 보호와 사무 능률 향상을 위한 쾌적한 사무 환경 조성이 필요하다. 사 무실 배치, 조명, 온도, 사무 집기 등의 다양한 요소들을 관리하는 것을 말한다.

(2) 사무 장비

사무 장비란 컴퓨터, 팩시밀리, 복사기 등의 사무 자동화 기기, 전산 시스템 및 네트워크 장비(전자 문서 시스템, 업무 관리 시스템, 행정 정보 시스템, 정보 통신망 등), 사무 용품 등 사무에 사용되는 모든 장비나 기기 등을 말한다.

[그림Ⅰ-7] 여러 가지 사무 장비 및 기기

02

사무 자동화

이 단원을 배우고 나면

• 사무 자동화의 주요 내용을 이해하고 설명할 수 있다.

• 사무 관리 기술 방법을 설명할 수 있다.

01

사무 자동화의 이해

사무 자동화의 정의

1

사무 자동화는 조직이나 기관에서 사무 업무를 수행하기 위해 사무 기능을 자동화한 것을 의미하며 컴퓨터 기술, 통신 기술, 시스템 과학, 행동 과학을 적용하여 사무의 생산성을 높이는 일을 말한다.

사무 자동화의 목적

2

사무 자동화는 기존 사무 업무를 자동화함으로써 좀 더 나은 결과를 획득하거나 생산성을 높이는 데 의의가 있다.

(1) 사무 처리의 비용 절감

• 문서 작성, 자료 검색, 전송 시간을 단축하고 시간을 능률적으로 활용하여 소요 경비를 줄인다.

• 사무 자동화를 통하여 사무 업무에 참여하는 인력을 감축하고 비용을 줄인다.

• 자료 보관을 위한 캐비닛, 파일 박스, 폴더 등의 점유 공간을 축소하여 소요 경비를 줄인다.

(2) 사무 처리의 질적 향상

• 의사 결정이 신속하고 정확하게 이루어질 수 있도록 한다.

• 사무 업무의 형식이 통일되고 업무 처리 능률이 높아진다.

• 사무 환경의 개선으로 업무 만족도가 높아지고 사기가 향상된다.

• 질 높은 고객 서비스를 제공하여 사회 전반에 도움이 되도록 한다.

사무 자동화의 목적

3

문서화 기능

통신 기능

업무 자동화 기능

정보 활용 기능

워드프로세서, 스프레드시트 등의 자료 처리용 소프트웨어를 통해 문서를 작성하고 편 집 수정하는 기능

사무 자동화

데이터를 송수신하거나 상호 작용을 하는 기능

문서화, 통신, 정보 활용 기능 을 유기적으로 결합하여 신속 하고 정확하게 업무를 처리하는 기능

문자, 음성, 화상과 같은 다양한 정보를 처리하는 기능

[그림Ⅰ-8] 사무 자동화의 기능

사무 자동화의 ABCD

사무 자동화는 네 가지 요소를 가지고 있다. 자동화 시스템을 위한 사무 기기 및 장비를 가지고 데이터를 효율적으로 처리하고, 통신 시스템을 통해 데이터를 전송 및 처리를 한다. 사무 자동화 시스템을 통해 만들어진 자료는 입력, 처리, 기억, 출력, 제어 등 자료 처리 시스템을 통하여 처리된다.

• 자동화 시스템 ( A : automation office)

• 사무 기기 ( B : business machine)

• 통신 시스템 ( C : communication system)

• 자료 처리 시스템 ( D : data processing system)

사무 자동화의 배경

4

사무 자동화는 컴퓨터 및 정보 기기의 발달과 컴퓨터 이용의 대중화, 정보 통신 기술 의 보편화, 사무 정보 기기의 대량 보급으로 가능하게 되었으며, 사무 업무의 자동화로 시간과 노력을 줄이면서 대량의 업무 처리를 효율적으로 할 수 있게 되었다.

컴퓨터, PC, 스마트 기기 등의 발달은 가격의 하락을 가져왔으며, 개인이나 그룹에서 누구나 쉽게 데이터를 처리할 수 있음.

컴퓨터, PC, 태블릿, 스마트 기기 등의 하드웨어와 소프트웨어 기술이 소형화되고 고성능화되었음.

정보 통신 속도의 증가, 통신 서비스의 질 적 향상으로 데이터를 언제 어디서나 처리할 수 있게 되었음.

컴퓨터, 팩시밀리, 복사기 등의 다양하고 복잡한 사무 기기 및 용품들이 대량으로 보급되었음.

정보 기기의 발달

컴퓨터 이용의 대중화

정보 기기의 발달

사무 기기의 대량 보급

[그림Ⅰ-9] 사무 자동화의 배경

02

사무 관리 기술

능률

일정한 시간 내에 할 수 있는 일의 비율, 일의 진척 정도를 말한다.

사무 관리의 전략

1

사무 관리를 효율적이고 합리적으로 수행하기 위해서는 사무 작업의 능률화, 사용 비용의 경제화와 같은 전략을 사용할 수 있으며, 사무 표준화를 지정하여 부서 간의 업무 연계를 도모하는 것이 더 효율적이다.

[그림Ⅰ-10] 사무 작업의 능률화

작업의

능률화

(1) 사무 처리의 비용 절감

정신의

능률화

사무 작업의 능률화는 작업 능률, 정신 능률, 균형 능률의 세 가지 측면을 고려해야 한다.

사무 작업의

능률화

균형의

능률화

■ 작업의 능률화 : 작업 능률은 인간이 소비한 에너지량과 노동의 결과로 생긴 생산 물량 또는 작업량의 비율을 말한다. 작업 능률을 높이기 위해서는 작업의 효율성이 필요하다.

작업 능률화의 예

작업 과정의 간소화, 표준화, 사무 자동화, 이동 거리 최소화 등

■ 정신적 능률화 : 사무 업무 처리에 필요한 정신적 피로나 스트레스를 최소화하여 정신적 긴장 상태를 최소화하는 것을 말한다.

균형 능률화의 예

사무 분담 및 부서 간의 업무량의 균형, 사무 인력 배치의 균형, 공정한 심사 및 업무 처리 등

■ 균형의 능률화 : 사무 목적을 달성하기 위해서는 업무의 분담이나 자원의 배치가 적절하게 균형을 맞추면서 이루어져야 한다.

(2) 사무 비용의 경제화

사무 처리에 경제 원칙을 도입하여 최소 비용으로 최대 효과를 얻도록 관리하는 것을 말한다.

통신망의 형태

•와이파이

와이파이(wifi)는 유선 인터넷에 무선 중계기(AP; access point)를 설치하고, 노트북이나 휴대전화, PDA처럼 무선 통신이 가능한 단말기를 연결하여 인터넷에 접속할 수 있는 통신망을 의미한다.

• LTE

LTE(long term evolution)는 3G와 4G와 함께 스마트 기기와 같은 모바일 디지털 기기를 위한 데이터 통신에서 사용되는 개념이다.

■ 비용 절감 : 사무 비용을 절감하기 위해서는 소모품비, 인건비, 사무 장비 및 기기 등의 사무 비용을 절감해야 한다.

■ 낭비 요소 제거 : 낭비되는 불필요한 요소를 제거하는 것을 말한다. 낭비 요소를 제거함으로써 비용을 절약할 수 있다.

사무 관리 기술

2

사무 자동화는 사무 업무를 자동적으로 처리하기 위한 하드웨어 기술과 소프트웨어 기술, 통신 기술의 발달로 이루어졌다. 고도의 정보화 사회로 갈수록 하드웨어는 소형화, 복합화되는 추세이며, 소프트웨어는 지능화, 전문화되고 있다. 또한 초고속 인터넷, 네트워크 등의 정보 통신망 기술은 시간과 장소의 제한 없이 어디에서나 사무 업무 처리를 가능하게 하여 재택 근무, 모바일 업무 처리, 스마트 워크 등의 사무 처리 환경을 만들어 내고 있다.

[그림Ⅰ-11] 사무 관리 기술

하드웨어의 발달

컴퓨터, 프린터, 팩시밀리, 복사기 등의 발달

소프트웨어의 발달

워드프로세서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등의 문서 처리 소프트웨어의 발달

정보 통신의 발달

와이파이, LTE, 기가(Giga) 네트워크 등의 정보 통신 기술의 발달

(1) 하드웨어 기술

❶ 입력 장치

입력 장치는 숫자, 문자, 도형, 소리, 동영상 등의 데이터를 컴퓨터로 입력하는 장치이다. 키보드, 마우스, 터치스크린, 태블릿, 스캐너 등이 대표적인 입력 장치이다.

종류	설명
키보드	• 타자기의 자판과 비슷한 모양의 입력 장치이다. • 숫자 및 문자를 입력할 때 주로 사용한다.
마우스	• 윈도우와 같은 GUI 기반의 컴퓨터 운영 체제에서 키보드와 함께 많이 사용하는 입력 장치이다.
터치스크린	• 사용자가 손가락이나 펜을 사용하여 화면을 터치하여 사용하는 입력 장치이다. • 손가락이나 기기가 화면에 접촉할 때의 압력이나 센서에 의해 위치를 파악한다.
태블릿	• 사용자가 펜이나 커서를 움직이면 그 좌표 정보를 읽어 자동으로 컴퓨터 시스템의 화면 기억 장소로 전달한다. • 주로 그림, 도표, 설계 도면 등을 입력하는 데 사용한다.
스캐너	• 그림이나 사진을 읽을 때 사용하는 입력 장치 중 하나이다.

GUI(graphic user interface)

아이콘과 같은 그래픽을 통해 사용자와 컴퓨터 간의 인터페이스를 구현하는 방식

웨어러블 입력 장치

신체에 부착하여 정보를 입력할 수 있는 장치

❷ 출력 장치

출력 장치란 컴퓨터에 기억된 자료를 사람이 알아볼 수 있도록 문자, 수치, 그림, 소리, 동영상 등으로 바꾸어 표시해 주는 장치를 의미한다.

종류	설명
모니터	• 컴퓨터가 처리한 결과를 영상으로 표시해 주는 장치이다. • CRT, LCD, LED 등의 모니터가 있다.
프린터	• 컴퓨터에 저장된 그림이나 데이터를 종이에 출력하는 장치이다. 도트 프린터, 잉크젯 프린터, 레이저 프린터 등이 있다.
스피커	• 전기 신호를 소리로 바꾸어 주는 장치이다.
플로터	• 그래프나 도형, CAD, 도면 등을 출력하기 위한 대형 출력 장치이다.

(2) 소프트웨어 기술

컴퓨터 시스템이나 주변 장치 등의 하드웨어를 작동시켜 원하는 작업 결과를 얻기 위한 프로그램 또는 명령어의 집합을 ‘소프트웨어’라고 한다. 소프트웨어는 시스템 소프트웨어와 응용 소프트웨어로 구분한다.

❶ 시스템 소프트웨어

컴퓨터 시스템을 운영하기 위한 프로그램으로, 컴퓨터 시스템의 하드웨어 요소를 직접 제어, 통합, 관리하는 역할을 한다. 운영체제, 장치 드라이버, 언어 번역 프로그램, 유틸리티 등이 있다.

❷ 응용 소프트웨어

컴퓨터에서 특정 목적의 작업을 수행하기 위한 프로그램으로 워드프로세서, 스프레드시트, 데이터베이스 프로그램 등이 있다.

￭ 장치 드라이버

컴퓨터에 연결되는 주변 장치를 제어할 수 있도록 지원하는 소프트웨어이다.

￭ 언어 번역 프로그램

특정 프로그램 언어로 작성된 문장을 처리하여 기계어 또는 컴퓨터가 사용할 수 있는 코드로 변환해 주는 역할을 수행한다.

￭ 오픈 소스(open source) 라이선스

개발된 소프트웨어의 소스 코드까지 공개하는 것을 의미한다. 상용 소프트웨어가 판매에 의한 이득을 취하는 데 반해, 오픈 소스는 무료로 배포된다.

❸ OA 관련 소프트웨어

종류	설명
문서 처리용 소프트웨어	한글, MS 워드, 메모장 등
통계, 계산 처리용 소프트웨어	스프레드시트
프레젠테이션용 소프트웨어	프레지, 키노트, 파워포인트 등
멀티미디어 관련 소프트웨어	포토샵, 그림판, 일러스트레이터 등

(3) 정보 통신 기술

❶ 정보 통신

정보 통신(information communication)은 두 개 이상의 개체가 정보를 주고받는 행위 또는 서로 연결된 장비 간의 정보 교환을 위한 시스템을 의미한다.

지금 우리가 살아가는 세상은 수많은 컴퓨터가 서로 연결되어 있으며, 학교뿐만 아니라 전 세계 대부분의 컴퓨터가 서로 연결되어 커다란 네트워크를 이루고 있다.

학교

국가

회사

스마트폰

노트북

인터넷 전화

[그림Ⅰ-12] 정보 통신 시스템

❷ 정보 통신 기술의 활용 분야

정보 통신 분야는 여러 컴퓨터 간의 작업이나 자원을 공유하기 위하여 서로 연결되어 작업을 수행하는 것으로, 사무 관리 활용 분야에는 전자 우편, 웹 사이트, 전자 결제 시스템, 메신저 서비스 등이 있다.

전자 우편

웹 사이트

전자 결제 시스템

메신저 서비스

이메일이라고도 하며, 정 보 통신망에 의해 편지를 주고받을 수 있는 시스템을 말하다.

인터넷으로부터 제공받을 수 있는 홈페이지 정보를 저장해 놓은 곳이다

인터넷으로 실시간으로 메시지와 데이터를 주고받을 수 있는 서비스를 말한다.

인터넷이나 네트워크를 활용하여 온라인으로 결제할 수 있는 시스템을 말한다.

네트워크의
활용 분야

[그림Ⅰ-13] 네트워크의 활용 분야

스마트 워크

스마트 워크(smart work)란 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 근무 방식을 말한다.

이동/현장에서 모바일 오피스

자택에서
홈 오피스

스마트 워크센터에서
원격 오피스

직장에서
스마트 오피스

모바일 단말을 활용하여 공간 제약 없이 실시간 업무 처리

자택에서 공간 및 필요한 시설 장비 구비 후 업무

주거지 인근에 사무실 과 유사한 환경이 구축된 전용 시설에서 근무

직장에서 업무 효율성 을 높일 수 있는 화상 회의 등 시설 환경을 구축하여 근무

스마트 워크
(장소, 시간에 상관없이 정보 공유 및 상호 협력)

01 사무의 개념

사무는 조직이나 기관에서의 목적을 달성하기 위한 모든 업무 수행 기능 외에 정보의 수집, 가공, 저장, 활용 등의 모든 정보 처리 기능, 효율적인 목적 달성을 위한 모든 기능을 말한다.

02 사무의 기능

사무의 기능에는 행정 활동 보조 및 촉진 기능, 기획 부서, 집행 부서, 지원 부서 등의 관련 부서와 연계성을 유지하는 기능, 정보 처리 기능 및 업무 수행 기능이 있다.

03 사무의 종류

사무는 목적에 따라 본래 사무와 지원 사무로 구분되며, 난이도에 따라 판단 사무와 작업 사무로 나뉜다.

04 사무 관리

정보 처리 활동을 효율적이고 합리적으로 수행하기 위해 계획하고 조직하여 지휘 체제를 갖추고, 조정, 통제하는 관리 활동을 하는 것을 말한다.

05 사무 관리의 목적

행정 기관의 사무 관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 과학화, 정보화를 가져와서 행정의 능률을 높이는 것을 목적으로 한다.

06 사무 관리의 원칙

행정 기관의 사무를 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리한다.

07 사무 자동화

조직이나 기관에서 사무 업무를 수행하기 위해 사무 기능을 자동화한 것을 의미하며 컴퓨터 기술, 통신 기술, 시스 템 과학, 행동 과학을 적용하여 사무의 생산성을 높이는 일을 말한다.

08 사무 자동화의 목적

사무 자동화는 기존 사무 업무를 자동화함으로써 사무 처리의 비용 절감과 질적 향상을 목적으로 한다.

09 사무 자동화의 기능

사무 자동화에는 문서화 기능, 정보 활용 기능, 업무 자동화 기능, 통신 기능 등이 있다.

10 사무 자동화 기술

사무 자동화는 사무 업무를 자동적으로 처리하기 위한 하드웨어 기술과 소프트웨어 기술, 정보 통신 기술의 발달로 이루어졌다.

01 사무와 관련한 설명으로 옳지 않은 것은?

단원 평가

① 사무 관리는 관리 비용의 절감, 관리의 용이성을 증대시켜 생산성을 높이는 데 목적이 있다.

② 사무 작업에는 기록, 계산, 통신, 회의, 분류, 정리 등의 작업이 포함된다.

③ 집에서 가계부를 쓰는 것도 사무라 할 수 있다.

④ 사무실은 사무원이 사무 작업을 능률적으로 관리하도록 설치된 곳이다.

⑤ 사무는 행정 목적을 달성하기 위하여 행정 활동을 보조하고 촉진하는 기능을 수행한다.

02 다음 중 사무 관리의 목표로 옳지 않은 것은?

① 인원의 감축    ② 생산성 증대

③ 능률의 향상    ④ 비용의 절감

⑤ 시간의 절약

03 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 체제를 무엇이라고 하는가?

(                  )

04 다음 중 사무 표준화의 의미를 가장 잘 나타낸

것은?

① 표준화는 사무 관리에서 업무 보고서의 통일성을 의미한다.

② 표준화는 직원들에게 적절한 업무의 양을 일정하게 배분하는 것을 말한다.

③ 표준화는 사무의 정책이나 방법, 절차, 규격 등에 관하여 획일성이나 통일성을 가지는 것을 의미한다.

④ 표준화는 불필요한 업무를 없애고, 최소한의 노력으로 최대한의 업무 성과를 내는 것을 말한다.

⑤ 표준화는 사무에 필요한 정보나 시스템을 정보화하는 것을 말한다.

05 사무 자동화 시스템의 주요 기능이 아닌 것은?

① 문서화 기능   ② 정보 활용 기능

③ 통신 기능     ④ 분업화 기능

⑤ 자동화 기능

06 다음 <보기>에 해당하는 사무 관리의 원칙으로

옳은 것은?

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동일한 사무를 처리할 때 소요되는 경비를 줄이거나 같은 비용으로 처리되는 사무의 양을 늘리는 것을 의미한다.

① 용이성     ② 정확성

③ 신속성     ④ 경제성

⑤ 가독성

07 다음 <보기>에 해당하는 정보 통신 기술의

활용 분야를 말하시오.

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인터넷이나 네트워크를 활용하여 온라인으로 결제 할 수 있는 시스템을 말한다.

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